貿易業界では外国人とのやりとりも頻繁に行われます。そのため、世界共通語である英語は業務に欠かせません。ここでは貿易業界でよく使うビジネス英語をご紹介します。

荷物の受注・発送状況を伝える英語表現

商品を注文したときには誰しも、荷物がいつ届くかを知りたいものです。企業の場合はビジネスに関わるので、なおさらです。そのため貿易業務では、荷物の発着日程を伝えることが大切です。このような場合は、以下のようなフレーズを参考にしてみてください。

商品の注文を受けたときは発送予定日を、荷物を発送したときには到着予定日を伝えます。

“Shipment date”（出荷予定日）
“Estimated arrival date”（到着予定日）

“Estimated”には「予測される、見積もられる」、“Ship”には「（船便や航空便で）発送・出荷する」という意味があります。
“The shipment date will be June 16.”（出荷予定日は6月16日です。）
“We shipped your order on 12th July.”（あなたの注文品を7月12日に発送しました。）
“The estimated arrival date is August 8th.”（到着予定日は8月8日です。）

上記のフレーズは、明確な配送予定日が決まっている場合に使うものです。到着予定日が決まっていない場合は、次に挙げるフレーズを使用してみてください。

“Your order will be shipped during the ～ week of〈月〉.”
（あなたの注文品は〈月〉の第～週に発送される予定です。）
「～」の部分には発送予定の週を入れます。“first week of June.”と入れると、「6月の第1週。」という意味になります。

先ほどのフレーズのほかに、“We are planning to ship ～.”というフレーズもあります。「～」の部分には発送時期を入れてください。
“We are planning to ship during the second week of July.”
（7月の第2週に出荷を予定しています。）

納期が遅れそうなときに使う英語表現

どうしても荷物の発送が遅れてしまう場合は、必ずクライアントに謝罪と延期の理由を伝えましょう。納品延期を受け入れてもらうためには、以下のようなフレーズを用います。

“Extension of delivery date.”（納期の延期。）
お詫びの気持ちを込めて丁寧なフレーズを使用しましょう。
“We would like you to ask you the extension of delivery date of your order.”
（あなたがご注文された品の納期の延期をお願い申し上げます。）

“～ has been delayed.”（～が遅れている。）
もし発送予定日や到着予定日が遅れていたら、その旨を相手に伝えないといけません。「～」の部分には、何が遅れているのかを具体的に入れましょう。
“We regret to inform you that the shipment date of your order has been delayed.”
（おそれながら、お客様がご注文された品の発送予定日が遅れていることをお伝えします。）

“Due to ～”（～のため）
遅れている理由を伝えるときに使えるフレーズです。たとえば“Due to our production delay.”（生産が遅れているため。）と使います。“Due to ～”の代わりに “Because ～”を使ってもよいでしょう。

遅れている理由を伝える際は、謝罪も忘れないようにしましょう。
“Please accept our apologies for our delay.”
（遅れてしまい、申し訳ございません。）
“We apologize for causing trouble.”
（ご迷惑をおかけして申し訳ございません。）