出張先の海外で会議を行う際には、アジェンダ（Agenda）を英語で書くことがあるかもしれません。上司からアジェンダを書くように言われて、「どうやって書けばよいの？」とアタフタとしている人もいるのではないでしょうか。アジェンダの書き方というのは大体決まっています。ここではアジェンダに書くべき内容、それから文例を紹介していきますので、これを参考にアジェンダを作成してみてください。

そもそもアジェンダとは

アジェンダとは、会議で話し合う事項などをまとめたもののことです。議題以外にも、司会や書記といった役割や、議題それぞれの話し合う時間まで決めておくこともあります。日本の会議では、事前に議題は共有していないことが多いかもしれません。事前に決められているのは時間と場所だけで、参加者が集まったらそれぞれが発表・報告をしていくという流れのことが多いでしょう。しかし、海外では事前にアジェンダを共有し、参加者は会議で何について話し合うのか知っている状態で集まります。そうすることによって、会議の目的が明確になりますし、議題について事前に考えてくる方が多くなり、会議が円滑に進むことにもつながるのです。

アジェンダに記載する項目

アジェンダの役割についてはご理解いただけたかと思います。それでは、実際にアジェンダを作成していくときに、どんな項目を書いていけばよいのか見ていきましょう。
アジェンダに書くべき項目は、8つあります。

・項目１：日付（Date）
まずは、会議を行う日程をお知らせします。次に紹介する「時間」と合わせて“Date and Time”と書いても構いません。

・項目2：時間（Time）
会議を行う時間をお知らせします。このときには、表記に注意してください。海外に住んでいる方とのスカイプ会議などの場合、どこの国の時間で表記しているのか書く必要があります。例えば、日本時間午前11時に開始する場合には“11:00 a.m. JST”と表記します。この「JST」が日本の時間を表しているというわけです。

・項目3：場所（Location）
会議を行う場所を書きます。“Location”の代わりに“Place”と書いても構いません。

・項目4：参加者（Attendees）
“Attendees”の代わりに、“Participants”と書いても問題ありません。この欄には、会議の参加者の名前を書きます。 “Mr.”や“Ms.”といった敬称は要りませんが、名前の後には役職名などは書いておくとよいでしょう。

・項目5：事前準備（Preparation）
会議の前に準備が必要なものは、ここに書いておきましょう。例えば、“Read the article of the product A.”（商品Aの記事を読む）や“Bring the results of the questionnaire.”（アンケート結果を持ってくる）などがあります。事前に行ってほしいことを挙げましょう。

・項目6：議題（Topics）
こちらは会議で話し合う内容についてです。“Items to be discussed”としても構いません。また、議題について考えてきてほしい場合には、「事前準備」の項目で書いておきましょう。

・項目7：スケジュール（Schedule）
会議の時間配分、それから発表者を書いておきます。限られた時間の中ではありますが、質問や議論の時間も加味して時間配分を決めましょう。

・項目8：役割（Role）
“Facilitator”（司会）や“Note-taker”（書記）、それから場合によっては“Time-keeper”（タイムキーパー）などの役割を決め、記しておきます。

以上、8つの項目がアジェンダに書くべき内容となります。

アジェンダの文例

それでは1つアジェンダの文例をご紹介します。

【Agenda】

Date: September 12, 2020
Time: 9:00 a.m.-10:00 a.m. JST
Location: Meeting Room A
Attendees: Sales Representatives
Preparation: Bring the results of the questionnaire.

Schedule and items to be discussed:
1. Review the results of the questionnaire and the sales records of product A.
2. Discuss about the future direction of product A.

Roles:
Facilitator: Taro Kanda
Note-taker: Manabu Yamada

【アジェンダ】

日付：2020年9月12日
時間：日本時間午前9時～午前10時
場所：A会議室
参加者：営業各位
事前準備：アンケート結果を持ってくる

スケジュールと議題：
1. 製品Aのアンケート結果と販売実績を批評する
2. 製品Aの方向性について話し合う

役割：
司会：神田太郎
書記：山田学

以上、英語のアジェンダに書くべき内容、それから文例を紹介していきました。慣れない英語のアジェンダ作成に戸惑いを感じるかもしれませんが、作成してみると意外と簡単なものです。これを参考に、積極的にアジェンダを作ってみてはいかがでしょうか。

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