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神田外語Extension

Columnコラム

2018 Aug. 21 【文例付き】英文履歴書のカバーレターの書き方について
Kanda Gaigo Extension

海外の企業に就職・転職の応募をしても面接までつながらない場合には、応募書類に問題があります。応募書類にはカバーレターを添えていますか?これが上手く書ければ、面接までつながる可能性がグッと上がるかもしれません。「カバーレターってなに?」、「どうやって書くの?」と疑問に思った方のために、ここではカバーレターについて詳しく説明していきます。チェックポイントや文例も紹介していきますので、これを参考に面接につながるカバーレターを作成していきましょう。

カバーレターとは?

カバーレター(cover letter)とは、履歴書に同封する書類のことで、送付状(添え状)のことです。ただし、日本の送付状とは少し性質が異なります。
日本の送付状は履歴書が入っていること、それから相手に対する挨拶やお礼を伝えるためのものです。もちろん感謝の気持ちを込めて作成するものですが、テンプレートの宛先や住所などを書き換えるだけでOKです。それに対して、海外のカバーレターには履歴書に興味を持ってもらうためのアピールとしての一面もあります。特に応募者が多い場合には採用担当者がカバーレターを見て履歴書に目を通すかどうか判断するという場合もありますので、日本の送付状のようにテンプレートの宛先などを変えるだけではダメなのです。

カバーレターの書き方とは?

カバーレターの大切さはわかりましたね?それでは「どうやって書くの?」という疑問にお答えしていきましょう。カバーレターに書くべきことは7点あります。

①自分の情報
②応募先の情報
③日付
④採用担当者名
⑤本文
⑥結びの言葉
⑦手書きの署名

以上の7点です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

■①自分の情報
自分の氏名と、住所、電話番号、メールアドレスを、この順番通りに記載します。例えば、以下のようになります。
Taro Kanda
2-13-13 Uchikanda, Chiyoda-ku,
Tokyo 101-8525
03-3258-5834
extension@kandagaigo.ac.jp

■②応募先の情報
次に応募先の会社名、担当者名、担当部署名、住所を、この順番通りに記載します。自分の情報から1行空けて以下のように書きます。
Kanda Associates Co., Ltd.
Mr. Manabu Eigo
Kandagaigo Honbu Building 2F,
2-13-9, Uchikanda, Chiyoda-ku,
Tokyo 101-8525
03-5297-6190
info@kgai.co.jp

■③日付
そして応募先の情報の下に1行空けて、日付を記載してください。例えば、以下のようになります。
August 25, 2018

■④採用担当者名
これも1行空けて採用担当者名を書いていきます。名前ではなく苗字を書くことに注意しましょう。

Dear Mr. Eigo,
担当者の名前がわからない場合には、以下のように書いてください。

To Whom It May Concern,
(ご担当者様へ)

■⑤本文
そして2~3段落程度で本文を書いていきます。この本文こそが、日本の送付状にはない、カバーレターならではの部分です。履歴書にも目を通してもらえるように、きちんとアピールをしていくことが大切になります。以下の構成で書くとよいでしょう。

・1段落目
まず、応募したい求人を明確にします。

・2段落目
次に、応募する求人で自分が貢献できることといった自己PRや、志望動機を書いていきます。

・3段落目
最後に、カバーレターをここまで読んでもらったことへの感謝を書いていきます。

■⑥結びの言葉
本文を書き終えたら、1行空けて結びの言葉を書きます。
Sincerely,
Sincerely yours,
上記のように書いてください。

■⑦手書きの署名
最後の締めとして、自分の名前を手書きで書いてください。その下には、名前と連絡先をもう一度書いてもよいでしょう。

カバーレターのチェックポイント

カバーレターには、以下の5つのチェックポイントがあります。それぞれ以下に紹介していきます。

履歴書と違う内容を書いているか

カバーレターは履歴書を読んでもらうための導線となります。せっかく履歴書を読んでもらえたとしても、同じ内容では採用担当者の興味は減退してしまうでしょう。

“I”を使いすぎていないか

英語を書くのになれていないとどうしても“I”が多くなりがちです。“I”で始まる文章が多いものは「私が私が」ということになりますので、採用担当者に自己中心的な印象を与えてしまうかもしれません。

求人と自己PRが合致している

カバーレターを何度も書くのが面倒だからと言って使い回していませんか?そうした当たり障りのない自己PRは採用担当者に響きません。その求人に適した自己PRを考えましょう。

スペルや文法に誤りがないか

スペルミスや文法ミスは起こさないというのが、大前提です。スペルミスや文法ミスが起きるということは、そこまで見直さずに提出した、つまりあまり意欲がないと思われても仕方ありません。逆に言えば、きちんと見直せば見つかるはずなので、念入りに読み返してミスをなくしましょう。

ニュアンスをきちんと伝えられているか

面接のためにどれだけ練習しても英単語、フレーズの選び方で大きく印象が変わってしまうこともあります。適切なニュアンスで伝えられているかチェックしましょう。

カバーレターの文例

それでは、上記で説明した内容を踏まえて作成した文例を1つ紹介していきます。


Taro Kanda
2-13-13 Uchikanda, Chiyoda-ku,
Tokyo 101-8525
03-3258-5834
extension@kandagaigo.ac.jp


Kanda Associates Co., Ltd.
Mr. Manabu Eigo
Kandagaigo Honbu Building 2F,
2-13-9, Uchikanda, Chiyoda-ku,
Tokyo 101-8525
03-5297-6190
info@kgai.co.jp


August 25, 2018


Dear Mr. Eigo,


I am writing to apply for the position of Assistant Sales Manager, which I saw posted on your website.

As you can see from my enclosed resume, I have nine-years solid work experience in the sales field. I am responsible for $30,000,000 in sales in Japan and China. I have developed effective negotiation skills and persuasive sales techniques through my job, and believe I can be an asset to your company.

I am available to meet you anytime. I can be reached at 03-3258-5834 or extension@kandagaigo.ac.jp Thank you very much for your consideration. I am looking forward to hearing from you soon.


Sincerely,


Taro Kanda
03-3258-5834
extension@kandagaigo.ac.jp

以上、カバーレターの概要と書き方、チェックポイントについて詳しく説明してきました。海外の企業に就職を希望する場合にはカバーレターを欠かさないようにしましょう。なお、チェックポイントでもお伝えしましたように、自分の考えているニュアンスを相手に伝えることが大切になります。これは面接のタイミングだけでなく、就職した後にも重要なポイントとなります。ニュアンスを伝えるには適切な語彙・フレーズを使う必要があります。神田外語EXTENSIONのプログラムを受けてくだされば、適切な語彙・フレーズを使える英語力を身につけることができるでしょう。現在、無料で説明会 をしておりますので、ぜひご参加ください。

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