電話をかける場合には事前に準備しておいて話す内容を整理しておくこともできますが、電話を受ける場合にはそれはできません。電話を受けたときに唐突に英語を話されて焦ってしまった経験があるかもしれません。突然の英語の電話に対して焦らないために、ここでは電話を受けたときの対応の仕方を紹介していきます。これを参考にして、英語の電話対応ができるようにしておきましょう。

電話を受けたとき

まず、最初に伝えるべきフレーズを紹介していきます。電話を受けたときの対応の仕方を確認していきましょう。

“Thank you for calling.”（お電話ありがとうございます。）
“Hello.”（こんにちは。）

電話を受けたらまずは、このように挨拶をしてください。その次に、自分の会社名をお伝えしましょう。必要に応じて自分の名前も名乗るとよいかもしれません。

“〈会社名〉Corporation.”（〈会社名〉です。）
“This is〈名前〉speaking.”（〈名前〉が承ります。）

続いて、以下のフレーズを使って電話相手の用件を聞きます。

“How may I help you?”（どのようなご用件でしょうか？）
“May I help you?”（ご用件を承りましょうか？）

相手の名前を聞く

取り次ぐ際に誰から電話がかかってきているのか分からないと困ってしまいます。相手が名乗らなかった場合には、相手の名前と会社名を聞いておきましょう。

“Who’s calling, please?”（どちら様でしょうか？）
“May I have your name, please?”
（お名前を教えていただけますでしょうか？）
“May I have your company name, please?”
（御社名を教えていただけますでしょうか？）

担当者を聞く

電話相手が誰に電話してきたのか確認しましょう。

“Who would you like to speak to?”（誰に御用でしょうか？）

相手の言った担当者と、同じ名前の人が社内に複数いることもありますよね。そんなときは以下のフレーズを使って誰にかけてきたのか確認してください。

“We have three Kandas at our office. Do you know which department he/she belongs to?”
（神田という者は3名おります。所属部署はご存知でしょうか？）

担当者に取り次ぐ

担当者の確認が取れた後は、電話を取り次ぎます。その際には、以下のフレーズを相手に伝えましょう。

“Just a moment, please.”（少々お待ちください。）
“Hold on, please.”（少々お待ちください。）
“I will put you through.”（おつなぎいたします。）
“I will transfer your call to〈名前〉.”（〈名前〉に代わります。）

担当者が不在のときはそのことを伝える

担当者が不在の場合には以下のフレーズを使ってください。

“I’m afraid he/she is on another line right now.”
（恐れ入りますが、彼/彼女はただいま別の電話に出ております。）
“I’m afraid he/she is out of the office right now.”
（恐れ入りますが、彼/彼女はただいま外出しております。）

出張で不在のときはこのフレーズです。

“I’m afraid he/she is on a business trip.”
（恐れ入りますが、彼/彼女は出張に出ております。）

戻る時間が分かる場合にはその目安の時間を、そうでなければ戻る時間が分からないということを伝えましょう。

“He/She will be back by 5 p.m.”
（彼/彼女は午後5時に戻る予定です。）
“I am not sure what time he/she will be back.”
（彼/彼女は何時に戻るか分かりません。）

担当者が不在のときの対応

担当者が不在であることを伝えた後は、どう対応すればよいか相手に聞く必要があります。電話があったことだけ伝えればよいのか、折り返し電話をしたほうがよいのかなど、確認しておきましょう。不在時の対応には以下のフレーズが使えます。

“I will tell him/her you called.”
（彼/彼女に電話があった旨を伝えておきます。）
“Would you like to leave a message?”
（ご伝言をたまわりましょうか？）
“Would you like him to call you back later?”
（折り返しお電話させましょうか？）

折り返し電話をすることになったときには電話番号を聞いておく必要があります。

“May I have your phone number?”
（電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか？）

これで電話の目的は果たせたはずです。最後に以下のフレーズを使って電話を切りましょう。

“Thank you for calling.”（お電話ありがとうございました。）
“Have a nice day.”（よい1日を。）

以上、ここでは電話を受けたときの対応の仕方を紹介しました。これを参考にして英語での電話対応をおこなってみてください。とは言っても、相手の英語が聞き取れなければ、自分が相手の話している内容が分からないばかりか、相手の気分を害してしまうこともあるでしょう。そうならないためにもビジネスで使える実践的な英語を学んでみるのもよいかもしれません。神田外語Extensionでは、あなたがビジネスで英語を使えるようにサポートをしていきます。一流のビジネスパーソンになるために神田外語Extensionで、実践で使える英語を学んでいきましょう。いきなり入会するのが不安であれば、まずは無料の説明会に参加してみませんか？