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Columnコラム

2018 Sep. 30 英語の電話会議で使えるフレーズ
Kanda Gaigo Extension

 

海外オフィスに勤務する方と会議をする際には、直接海外に行って会議をするよりも電話会議が行われることが多いでしょう。「海外オフィスと電話会議をすることになった……何か使えるフレーズはないの?」と考えている方のために、ここでは英語の電話会議で使えるフレーズを紹介していきます。フレーズを知っておけば、不慣れな電話会議でも少しは不安を解消できるはずです。これを参考にして、英語での電話会議を耐えしのぐ時間でなく、有意義な時間にしていきましょう。

英語の電話会議をする際に気をつけるべきこと

英語の電話会議をする際の注意点としては以下の5つがあります。

1:事前に議題をチェックしておく
電話会議をする際には事前に議題をチェックしておくようにしてください。特に英語に自信のない人ほど、会議の内容を確認しておくことが重要です。何について話しているのかが分かれば、話を理解しやすくなるはずです。

2:会議の前にスモールトーク(雑談)をする
海外の文化ではスモールトーク(雑談)は欠かせません。会議を始める前には軽くスモールトークするとよいでしょう。スモールトークに使えるフレーズについて詳しく知りたい方は、こちらの「ビジネス英語でスムーズに雑談するには」をご覧ください。

3:参加メンバーを確認する
4:電話の音量などを調節する
5:分からないことは聞き返す

3.4.5に関しては以下に詳しくフレーズつきで説明していきます。

参加メンバーを確認するフレーズ

最近では映像つきで会議をすることも増えてきましたが、映像なしで電話会議をすることもあるでしょう。そんなときには参加メンバーの確認が必要です。なぜなら、参加するメンバーによって伝えてよい内容とそうでないものがあるかもしれないからです。それに、参加メンバーを知っていれば他の人が発言しやすいように話題を振ることもできます。それでは参加メンバーを確認するフレーズを見ていきましょう。

“Who is on the call?”(誰が参加していますか?)
参加メンバーを確認するのにはこのフレーズを使ってください。伝えられたメンバーをメモに書き残しておけば、会議中に話を振ることもできるでしょう。

“Are we all on?”(全員そろっていますか?)
会議を始める際には、このフレーズで参加メンバーがそろっているか確認してください。

“Is ○○ joining the call today?”(本日○○さんは参加しますか?)
○○さんが今回の会議に参加するのか知ることもできますし、○○さんが電話に参加しているのかどうか、参加していないなら待ったほうがよいのか確認することもできるはずです。

全員がそろったら会議を始めましょう。誰かを待っている場合には、その時間にスモールトークをしてください。そうして場を和ませておくと会議が円滑に進むはずです。

電話の音量などに関するフレーズ

電話会議の場合には、音量をチェックすることが大切です。代表的なフレーズを以下に紹介します。

“Can everybody hear me?”(皆さん聞こえますか?)
会議を始める前には、声が全員に聞こえているか、確認してください。

“Could you speak out bit please?”(もう少し大きな声で話していただけますか?)
声が小さくて聞こえない場合には、このフレーズを使ってください。

“There is noise on the line.”(電話に雑音が入ります。)
海外との電話となると、雑音が入ることもよくあります。そんなときはこのフレーズを使いましょう。

複数人での電話の場合、雑音が入ってしまい、話し手の声が聞こえにくくなってしまいます。そのため、ノイズを少なくするためにも話す人以外は消音ボタンを使用するのが、電話会議のポイントです。そこで、音量を調節するタイミングで次に紹介するフレーズを使ってください。

“Can everyone please mute their lines when you are not speaking?”
(話していないときは消音にしてもらえますか?)

聞き返すときのフレーズ

英語で電話会議をする場合、相手の声が聞こえなかったり、英語が理解できなかったりすることがあります。そんなときは分かったフリをするのではなく、理解できていないことを伝えて、理解できるように説明してもらうことが大切です。そこで、聞き返すときのフレーズを紹介していきます。

“Sorry?”(もう一度言ってください。)
“Pardon?” (もう一度言ってください。)
こちらは定番のフレーズです。分からなかったときはこのフレーズを使ってください。ただし、何度も何度もこれを使うとよくありません。例えば、日本語で「何?もう一度説明して。」と何度も言われたらどう感じますか?少し不愉快に感じますよね。そこで、違うフレーズも覚えておきましょう。

“Could you repeat that, please?”(もう一度お願いできますか?)
丁寧に聞き返す方法です。何度も聞き返している場合には、このフレーズがおすすめです。

“Could you speak more slowly, please?”(もう少しゆっくり話してくださいますか?)
そもそも相手の話すスピードが早いことから理解できていないということがあります。そこで、このフレーズが役立ちます。このフレーズを使えば多くの場合、ゆっくりと分かりやすく伝えてくれるはずです。

“Could you please rephrase that?”(別の表現にしてもらえませんか?)
表現の仕方によって理解できていない場合もあります。そこで、このフレーズを使って、別の表現で説明してもらいましょう。そうすることで、簡単に理解できるようになることもあります。

以上、英語の電話会議で使えるフレーズを紹介してきました。英語で電話会議をする際にはこれを参考にしてみてはいかがでしょうか。
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