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神田外語Extension

Columnコラム

2017 Oct. 17 第32回 なんでそんなに怒るのよっ
Yuji Kadota

<ライバルに差をつけるBusiness Emailの書き方>

email 32

前回は「心からのお詫び」をご紹介しました。第30回目でご説明しておりますが、明らかに自分側に非があるからこそ「心から」お詫びしているわけですが、ちょっとした単なるミスであれば、そこまで慇懃無礼に謝罪する必要はありません。

例えば、経理担当のあなたのケアレスミスで(もちろんナイにこしたことはない)営業担当が作成した請求書を月次報告書に記載するのを忘れてしまいました。どのように表現すればいいでしょうか。 次の3つの英文から一つ選んでみてください。

A) Please accept my apology for not booking your invoice in the monthly report.
B) I am very sorry to inform I have not booked your invoice in the monthly report.
C) Your invoice was not booked in the monthly report because of my mistake.

A) とB) は、丁重に謝罪の言葉を述べていることがわかりますね。
しかし、今回のようなミスの場合、すぐに訂正できる程度のものですから、A)やB)のような表現を使って頭を下げるほどでもありません。

ここでのポイントは C) の表現です。英文が能動態ではなく受動態の表現になっています。日本語でも受動態を使って気持ちを表現するとき一番多いのが「被害」ではないでしょうか。

電車の中でオジさんに足を踏まれた。
電車の中でスマートフォンをオバさんに覗き見された。などなど。

「被害」の意味が根底にありますから受動態を使うことで、「今回の失敗・遅延は自分のせいではない」ということを伝えることができます。
つまり、 C) の英文ではbecause of my mistake とこちら側のミスを認めながら、英文全体を受動態にして、責任を追及されないようにしています。
このように、相手に多大な迷惑をかけ明らかに自分に大きな非があるような失敗に対する謝罪ではない場合、C) のような表現を使ってみましょう。

ただし、受動態は使い過ぎると、ただの責任逃れと思われてしまうので、気をつけましょう。

以下、二つの英文の違いは分かりますか?
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