退職や異動が決まったときには、社内だけでなく取引先にも報告をしなくてはなりません。こちらの都合で相手に迷惑をかけることになりますので、丁寧に報告するということが重要です。ただし、「退職や異動ってどう表現するの？」、「報告メールには何を書けばよいの？」といった疑問をお持ちの方も多くいらっしゃるかもしれません。そこで、ここでは退職や異動を報告する英文メールの書き方について詳しく説明していきます。退職や異動前、最後の重要な仕事になります。これを参考に丁寧な英文メールを送ってください。

退職の場合、どのように伝えたらよい？

退職は英語で何と言うのかご存知でしょうか。退職を意味する単語には“leave”、“quit”、“resign”、“retire”があります。以下にこれらの単語の意味と使い方について詳しく説明していきます。

■leaveの意味と使い方
“leave”には「離れる」といった意味の他に、「退く」や「（仕事や学校を）辞める」という意味があります。つまり、少し曖昧な表現となるので、定年退職の場合や自己都合の退職の場合、あるいは、リストラの場合でも使える単語というわけです。詳細を伝えたくない場合にはこの単語を使うとよいでしょう。使い方としては以下のようになります。
“I will be leaving ○○company as of March 31, 2020.”
（私は2020年3月31日付で○○会社を退職します。）

■quitの意味と使い方
「（仕事や学校を）辞める」という意味です。期間の途中で仕事や学校を辞める、それも自分の意思で辞めることを選択するというニュアンスがあります。メールの読み手側としては、自己都合での退職だと感じるでしょう。しかし、少しカジュアルな表現となりますので、取引先へのメールでは避けたほうが無難です。使い方は以下のようになります。
“I am quitting my job.”
（私はこの仕事を辞めます。）

■resignの意味と使い方
“resign”は「辞職する」という意味で、“quit”をフォーマルにした表現となります。自己都合での退職をフォーマルな表現で報告する場合にはこの単語を使うとよいでしょう。また、この単語は「辞任する」という意味もあります。退職だけでなく、要職や役職から自分の意思で退くといった場合にも使えます。
“I am going to resign at the end of this month.”
（私は今月末に辞職致します。）

■retireの意味と使い方
“retire”は「（定年などの理由で）退職する」という意味です。定年退職の場合には、この単語を使うと、メールの読み手が理解しやすいでしょう。使い方は以下のようになります。
“I am going to retire.”
（私は定年退職します。）
退職を意味する4つの単語の意味と使い方を説明してきました。これらを使って退職をすることを表現してみてください。

異動の場合、どのように伝えたらよい？

次に、異動の場合の表現について見ていきましょう。異動を伝えるための単語は“transfer”です。この単語の意味と使い方について以下に詳しく説明していきます。

■transferの意味と使い方
“transfer”には「異動させる」という意味と、「異動する」という意味があります。そのため、以下に紹介する2つの使い方があるのです。
①“I will transfer to Osaka branch as of April 1st.”
②“I will be transferred to Osaka branch as of April 1st.”
どちらも「私は4月1日付で大阪支社に異動となります。」という意味です。①の場合はどちらかというと、自分の意思で異動したというニュアンスになります。しかし、異動の決定権を持っているのは上層部だと思いますので、基本的には②の使い方が多いです。こちらの場合は「異動させる」を受動態で使い、「異動させられる」つまり「異動する」という意味で使っています。

それ以外にも、現在完了を使って表現する方法もあります。

“I have been transferred to Osaka branch as of April 1st.”
（私は4月1日付で大阪支社に異動となりました。）

これで、退職・異動したことを報告する文章は書けることでしょう。とは言っても報告メールはその一文だけ送るわけではありませんので、その他に何を書けばよいのかについて以下に説明していきます。

英文の報告メールでは何を伝えればよい？

冒頭にもお伝えしましたが、担当が変わる際の連絡はビジネスで非常に重要なポイントとなります。退職や異動の報告メールの印象で、相手が取引を続けるかどうか判断することもあるかもしれません。「何をどのように伝えればよいの？」という疑問にお答えして、以下に「退職や異動を報告する」、「後任の担当者を紹介する」、「お礼を伝える」という3つの観点から説明していきます。
内容１：退職や異動を報告する
先ほど紹介した表現を使って退職や異動の旨を伝えましょう。その際には、文頭に“I would like to announce you that ～”や“I would like to inform you that ～”と書くと、より丁寧な表現となります。どちらも「あなたに～をお知らせ致します」という意味があります。例えば、以下のような文章となります。

“I would like to announce you that I will be leaving ○○company as of March 31, 2020.”
（私は2020年3月31日付で○○会社を退職することをお知らせ致します。）

“I would like to inform you that I will be transferred to Osaka branch as of April 1st.”
（私は4月1日付で大阪支社に異動となることをお知らせ致します。）

内容２：後任の担当者を紹介する

大切なのは後任となる担当者についてです。以下のように紹介してください。

“My replacement is ○○.”
（私の後任は○○になります。）

“○○ is to take over my position to deal with your company.”
（私の後任として、○○が御社を担当することになりました。）

内容３：お礼を伝える

最後に、相手にこれまでの感謝を伝えましょう。以下の文例を使ってお礼を伝えてください。

“It has been a pleasure working with you.”
（お仕事を共にできて光栄でした。）

“I hope that we will have the opportunity to work together again.”
（また一緒に仕事ができることを願っております。）

退職や異動の報告メールには、以上3つの内容を盛り込んで送りましょう。

以上、退職や異動を報告する英文メールの書き方について説明してきました。これを参考に、英文メールを送ってみてください。きちんと、自分の考えているニュアンスを伝えられるとよいですね。
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