ビジネスにおいて取引先とメールでやり取りすることが多いのは、日本でも海外でも変わりません。そんなメールのやり取りで困るのが、「相手からの返信がないとき」ではないでしょうか。そんなときには、相手に催促をしたり、締め切りを思い出させたりする「リマインダーメール」を送りましょう。ここではリマインダーメールの書き方について紹介していきます。

リマインダーメールとは

リマインダーメールとは、「1度送った内容を思い出させるメール」のことです。リマインドとは“remind”（思い出させる）です。例えば、メールを送ったのに相手から返信がないことで仕事を進められないといったことがあります。そうした場合には、返信をしてほしいという文言を加えた内容を再度送ることになります。それがリマインダーメールです。

■オブラートに包んだ言い回しでメールを送る
英語は基本的にストレートな表現を好みますが、ビジネスメールを送る際は注意が必要です。リマインドする際は、相手との関係を保つためにもオブラートに包んだ、温かみのある言い回しを使ってください。

丁寧な前置きフレーズ

催促するメールの場合、言い回しによっては相手の気分を害してしまうこともあります。それを避けるために、以下に紹介する前置きのフレーズを使いましょう。

“This is just a friendly reminder that ～.”
“This is just to let you know that ～.”

どちらも「～について念のためにお知らせいたします。」という意味です。「～」の部分にリマインドしたい内容を入れます。例えば、返信がほしいということであれば、それについて入れればよいというわけです。

返信を催促するフレーズ

「さっきの前置きフレーズはどうやって使うの？」と感じている方もいらっしゃるかもしれませんので、返信を催促フレーズと合わせて紹介していきます。

“This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply.”
（ご返信をお待ちしていることを、念のためにご連絡申し上げます。）

その他にも、以下のような表現があります。

“I would appreciate if you could response to my below email.”
（以下のメールにご返信いただけますと幸いです。）

“I would be grateful if you could reply to my query that I sent on July 20th.”
（7月20日にした問い合わせにご回答いただけますと幸いです。）

リマインダーメールの構成

メールを送る際に注意してほしいのは、「〇月〇日に送ったメールをご覧になりましたか？」という文面ではいけないということです。なぜなら、このメールを受け取った相手は内容を見たかどうかにかかわらず、1度そのメールを探さなくてはいけなくなるからです。相手のことを考えて、そのときの内容を同時に送るというのが、ビジネスパーソンの常識でしょう。そのため、以前送ったものを催促の文章を付け加えて送るだけなので、リマインダーメールは簡単に作れます。以下のような構成で送りましょう。

■構成1：相手の名前を書く
“Hello ○○,”（○○さん、こんにちは。）などのように書きましょう。

■構成2：メールの目的を伝える
今回のメールの目的となる内容を書きます。ここでは返信を催促する文章を書き添えましょう。

“Your early reply will be greatly appreciated.”
（お早めにご返信いただけますと幸いです。）

このフレーズの代わりに、先ほど紹介したフレーズを使ってもOKです。

■構成3：以前送った内容を載せる
最後に、以前送ったメールの内容を載せましょう。そうすれば、どの内容のことを言っているのか、何に対して返信を求められているのか把握しやすくなります。このように相手のことを考えてメールにするとよいでしょう。

以上、リマインダーメールの書き方について紹介してきました。取引先がメールを返信してくれないといったときなどには、これを参考にリマインダーメールを送ってみてください。