＜ライバルに差をつけるBusiness Emailの書き方＞

「相手の心証を悪くすることなく提案を却下するのはとても難しいもので」と第21回目でご紹介しましたが、何かのトラブルに対し英文ビジネスEmailで苦情を呈する場合も、語気荒く怒りに身を任せたような書き方は決してスマートなビジネススタイルとは言えません。英語で苦情を呈する場合は、文法的な正確さはもちろん大切ですが、相手とのパワーバランスをよく考慮して表現を選択しましょう。

例えば、先輩の作成した報告書の数字が間違っていたので、その先輩に再計算を求めたい場合、あなたは次のA)～D)のどの英文を選択しますか。

A) You need to check and recalculate.
B) You are required to check and recalculate.
C) You are expected to check and recalculate.
D) Could you check and recalculate, please?
どれも文法的には正しい英文ですが、ニュアンスはまったく違います。
まず A) の need ですが、これは客観的に状況を説明し、「現状～なので…してもらいたい」と相手に依頼をしています。まずは現状を説明し、どういうことを望んでいるのかを表現しています。

B) の require は、書き手の絶対的な立場の強さが必要となる表現です。従って、先輩や上司やお得意様に対して使える表現ではありません。 A) の need との決定的な違いは、require はトップダウンの命令系統で使う表現だということです。

C) の expect ですが、ポジティブな意味での「期待する」の訳がすぐに思い浮かぶと思いますが、ビジネスEmailでは「あなたは～して当然である」というニュアンスで使われることも多く、相手が当然すべきことを伝えています。B) 同様、上司やお客様に使うのは避けたほうがいいでしょう。

最後の D) は丁寧に苦情を呈しているように見えますが、pleaseの位置がポイントです。このように文末にpleaseを置くと、相手の肩に手を置いて、「な、やるよな」と相手を無言でもうワンプッシュしているような感じになります。

今回は「先輩」にEmailを送るという状況ですので、A)の表現をアレンジして、
I think you need to check and recalculate.
のように、I think という言葉を付けて相手の面目を保ってあげましょう。
怒りをぶつけていい相手なのかどうか、苦情を呈する場合は十分に注意を払う必要があります。