ビジネスメールを英語で書く際は、日本語とは異なる慣例に注意しなくてはいけません。ここでは、英語でビジネスメールを上手に書くコツを紹介します。

英語ビジネスメールの基本は「はっきり」書くこと

英語でビジネスメールを書く際は、まず、冒頭に結論を持ってくることを意識しましょう。また欧米では、事実なのか個人的な意見なのか判断がつかない文章を嫌う傾向があります。そのため、文中でも客観的な事実を簡潔に書き、時系列で並べてください。個人的な意見がある場合は、メールの最後に書き記しておきます。相手に行動や意見を依頼する場合も、あいまいな書き方をせずに、はっきりと記載しましょう。返信が欲しい場合にはその旨を記載し、締め切りについても明記してください。

英語のビジネスメールで使える例文集

英語ビジネスメールの具体的な書き方や、結語の書き方などを紹介します。

■件名
メールの件名は、簡潔かつ具体的に書くことを意識しましょう。例えば、”Phone Call Request”（電話対応の依頼）や”Request for Estimate”（見積り依頼の件）など、相手が分かりやすい内容にしてください。請求や注文に関するメールであれば、相手が処理をしやすいよう、請求書番号や注文書番号を付記するのもよいでしょう。

■頭語（とうご）
頭語とは、日本語の手紙の「拝啓」や「前略」にあたる部分です。メールを送る相手が男性である場合は、”Dear Sir “を、女性である場合は”Dear Madam “を使います。相手の性別が分からない場合は、”Dear Sir or Madam”を用います。ほかにも、”Ladies and Gentlemen”（皆様）や、”To whom it May Concern”（ご担当者様）などを使い分けることもあります。

■結語（けつご）
結語とは、日本語の手紙の「草々」や「敬具」にあたる部分です。この結語は、メールを送る相手との関係性によって使い分ける必要があります。例えば、目上の人にメールを送る場合、”Respectfully”（よろしくお願いします）を用いるのが一般的です。ほかにも、カジュアルな結語として、”All the best”（ごきげんよう）や、”Thank you”（ありがとうございました）などを用いることもあります。

英語ビジネスメールを書く時の注意点

英語でビジネスメールを書く際は、文字化けのおそれがあるため、特殊文字の使用は厳禁です。また、大文字だけの単語や文章も避けたほうが無難です。ほかにも”can’t”（できません）や、”don’t”（しない）といった、ネガティブな表現を多用することもなるべく控えましょう。