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2019 Feb 01

英文ビジネスレターにおけるアメリカ式とイギリス式の違いとは

Kanda Gaigo Extension

最近ではビジネスメールでやり取りが済んでしまうので、ビジネスレターを送ることは少なくなってきているでしょう。しかし、何かを送る際には必ず送付状が必要になります。ビジネスレターを添える必要があるのです。取引先が海外であったり、英語圏の外国人であったりする場合にはもちろん英語でビジネスレターを書くことになります。英文のビジネスレターを書く際には、アメリカ式とイギリス式があることに注意が必要です。ここでは、英文のビジネスレターにおいて、アメリカ式とイギリス式の書き方の違いを紹介していきます。

そもそもビジネスレターには何を書く?

「ビジネスレターで何を書けばいいの?」と感じている方のために、ビジネスレターで書く内容について説明していきます。

①レターヘッド
②日付
③受取人の名前・部署・住所
④敬辞
⑤件名
⑥本文
⑦結辞
⑧署名
⑨差出人の名前・部署・住所
⑩同封物の案内

以上の10点が、ビジネスレターで書く内容です。

アメリカ式とイギリス式の違いには何がある?

続いては、アメリカ式とイギリス式のビジネスレターの違いについて紹介していきます。それぞれの相手に合う方式で作成していきましょう。先ほど説明したビジネスレターで書く内容ごとに違いを紹介していきます。

■内容①レターヘッド
レターヘッドでは、差出人の会社名と住所、電話番号、Fax番号といった情報を載せます。こちらはアメリカ式とイギリス式の違いはなく、どちらも上部に中央寄せで記載します。

■内容②日付
アメリカ式の場合は、日付を左寄せで記載します。また、日付は「月」、「日」、「年」の順番にします。
イギリス式の場合は、右寄せで記載します。こちらの場合は「日」、「月」、「年」の順番にします。

日付について詳しく知りたい場合にはこちらの「ビジネスパーソンが知っておくべき英語の日付!書き方や読み方まとめ」をご覧ください。

■内容③受取人の名前・部署・住所
受取人の名前・部署・住所の項目はアメリカ式とイギリス式に違いはありません。どちらも左寄せで記述します。

■内容④敬辞
アメリカ式の場合は、コロン(:)で締めくくります。例えば、受取人が神田さんの場合には、“Dear Mr.Kanda:”とします。このとき“Mr”や“Ms”の後ろにはピリオド(.)をつけることにも注意が必要です。
イギリス式の場合は、コンマ(,)で締めくくります。先ほど同様、受取人が神田さんの場合には“Dear Mr Kanda,”とします。“Mr”や“Ms”の後ろにピリオドがつかないことにも注意してください。

■内容⑤件名
件名は省略されることも多いです。アメリカ式で記述するときは左寄せ、イギリス式で記述するときには中央寄せにします。件名の前には“Subject:”と入れてください。

■内容⑥本文
本文の書き方にも違いがあります。
アメリカ式の場合には、左寄せにして、右側に字下げする「インデント」なしで記述していきます。
イギリス式の場合には、左寄せで記述し、各パラグラフのはじめは5文字分インデントにします。

■内容⑦結辞
本文の後には、敬辞に対応する結辞を書くことになります。アメリカ式の場合には左寄せで、イギリス式の場合には右寄せで記述していきます。

■内容⑧署名
自筆の署名とタイプした名前を書きます。アメリカ式の場合には左寄せ、イギリス式の場合には右寄せにします。

■内容⑨差出人の名前・部署・住所
続いて、差出人の名前・部署・住所を書いていきます。アメリカ式の場合には左寄せ、イギリス式の場合には右寄せにします。

■内容⑩同封物の案内
同封物の内容を“Enclosure:”と書いた後に箇条書きで記述していきます。こちらはアメリカ式もイギリス式も同じで、左寄せにします。

つまり、「内容①レターヘッド」、「内容③受取人の名前・部署・住所」以外には違いがあるというわけです。左寄せの表記が中心となるアメリカ式に対して、イギリス式の場合にはほどよく右寄せにしてバランスをよくすることがポイントとなります。

以上、英文のビジネスレターにおいて、アメリカ式とイギリス式の書き方の違いを紹介してきました。これを参考にして取引先の文化に沿った英文ビジネスレターを作成していきましょう。

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