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Columnコラム

2018 Aug. 27 ビジネスでアポイントを取るときの英語表現とは
Kanda Gaigo Extension

グローバル化が進んだ現在、外国人相手にビジネス英語を使ってアポイントを取ることがあるかもしれません。「自分にできるのかな?」といった不安や、「何を話せばよいの?」といった疑問を感じるでしょう。しかし、安心してください。ビジネス英語でアポイントを取る際には、ある程度決まったフレーズがあるのです。ここでは、その決まったフレーズをいくつか紹介していきます。アポイントを取るというのは、①面会の希望を伝え、②日程を調整するということです。そこで、「アポイントを取るフレーズ」と「日程調整をするフレーズ」に分けてお伝えします。なお、日程が合わなくなってしまうことも考え、「日程変更をお願いするフレーズ」についても見ていきましょう。これを参考にワンランク上のビジネスパーソンを目指しましょう。

アポイントを取るフレーズ

まずは、アポイントを取るフレーズについて紹介していきます。ビジネスパーソンは忙しい方がほとんどですから、言いたいことをわかりやすく伝えることが大切です。そのためには、最初にアポイントを取るタイミングで、どんな用件で連絡したかわかるように伝えましょう。

“I would like to make an appointment with you for the meeting of KANDA project.”
(神田プロジェクトの件で、アポイントを取りたいのですが。)

“I would like to come to your office for the meeting of KANDA project.”
(神田プロジェクトの件で、御社へ伺いたいのですが。)

日程調整をするフレーズ

次に、日程調整をするフレーズについて見ていきましょう。自分たちの都合と相手の都合を擦り合わせて日にちと時間を決めていきます。その際に使えるフレーズには以下のものがあります。

“When is your available date?” (いつがよろしいですか?)

“How about Tuesday morning?” (火曜日の午前中はいかがですか?)

“How about at 10 in the morning?” (午前10時はどうですか?)

繰り返しますが、アポイントを取るというのは、①面会の希望を伝え、②日程を調整するということです。ここまでの「アポイントを取るフレーズ」と「日程調整をするフレーズ」を伝えればOKです。ところが、ビジネスの重要な予定が入ってしまってどうしてもそちらを優先したいという場合もあるかと思います。そうした場合に、日程変更をお願いするフレーズについても合わせて見ていきましょう。

日程変更をお願いするフレーズ

日程変更をお願いする際には、以下のフレーズが使えます。

“Could you reschedule my appointment?”
(アポイントメントの日程を変更していただけますか?)

“I’m afraid I have to cancel our appointment on Thursday. Is it possible to meet another day?”
(あいにくですが、木曜日のお約束をキャンセルしなければならないようです。別の日にお会いすることはできますか?)

お詫びの一言を付け加える

日程変更をしてもらう理由が、自分たちの都合の場合には、必ずお詫びの一言を付け加えてください。

“Sorry for the sudden change.” (突然の変更、申し訳ございません。)

“Apologies for the inconvenience.” (ご迷惑をおかけして申し訳ございません。)

謝罪表現に関して詳しく知りたい方は、こちらの「ビジネス英語での謝罪の仕方」 をご覧ください。

以上、ビジネス英語でアポイントを取るときのフレーズを紹介しました。これさえ言えれば、外国人相手にビジネス英語でアポイントを取ることだってできるでしょう。それができたらもうワンランク上、自分で考えていることを自分の言葉で伝えることを目指しましょう。神田外語EXTENSIONでは、あなたがワンランク、ツーランク上のビジネスパーソンになるためのお手伝いをしています。まずは無料の説明会 へご参加ください。

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